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重庆医药高等专科学校学生档案管理办法
发布时间: 2015-09-25 19:10:01     作者:本站编辑    来源: 本站原创    浏览次数::

 

第一章   总 则
学生档案管理工作是学校学生教育管理的重要工作之一,为了加强学生档案的管理,使学生档案管理规范化、制度化、科学化,充分发挥学生档案在学生教育与管理工作中的作用,根据《普通高等学校档案管理办法》等有关规定,结合我校实际,特制订本管理制度。
学生档案管理工作实施校、(部)两级管理体制,学生处是学校学生档案管理的职能部门,学生处制订办法并统一组织实施管理。(部)具体负责本院(部)学生的档案管理,接受学生处的业务指导。
第二章   职责分工
一、学生处主要职责
(一)制定和修改学生档案管理制度。对(部)学生档案管理工作进行指导和督促,负责全校学生档案管理人员的指导培训。
 (二)指导(部)完成新生档案的建档工作,制作、分发学校学生专用档案袋。
(三)指导(部)完成学生档案材料的日常归档工作,印发《重庆医药高等专科学校毕业生登记表》等,完成各类档案材料与各院(部)的交接工作,协调处理日常管理中出现的各类问题。
(四)统一部署、指导(部)完成毕业生档案的整理、排序、密封和移交等工作。
(五)负责联系重庆市卫生人才交流中心办理档案托管工作。
(六)负责联系机要局收集寄发学生档案,协调处理离校学生档案的相关事宜。
二、 院(部)主要职责
(一)贯彻执行学校学生档案管理工作的政策和规定,接受学生处的指导和监督。
(二)落实专人负责学生档案管理工作。
(三)负责接收、补充、整理、分类、统计、保管本院(部)学生档案,建立学生档案台账。
(四)负责新生的建档工作。根据学生学籍变动情况,做好档案的重新分类归档工作。
(五)配合相关部门做好学生档案的查阅工作。
(六)完成毕业生档案材料的发放工作。
(七)负责因各种原因终止学籍、转学学生的档案交接和学生政审的档案转递等工作。
第三章 归档材料
一、新生档案由院(部)在学生正式报到注册后建立。
二、学生档案材料的范围:
(一)新生原中学或招生等部门转来的归档材料;
(二)学生基本信息表;
(三)学生的奖惩材料;
(四)学生的党、团组织培养材料;
(五)学生在校期间的成绩表;
(六)实习鉴定表;
(七)学生的体检材料;
(八)毕业生登记表;
(九)学生综合测评表
(十)反映学生成长历程、素质教育、诚信记录等其他材料。
三、学生档案材料的归档要求
(一)凡按规定应由个人填写的归档材料,本人必须如实填写。
(二)凡按规定应由个人填写的归档材料,在署名时必须署本人户口法定姓名且要与入学录取名册中的姓名相符,不得用同音字或不规范用字代替,不得不经批准擅自更改。
(三)归档材料的内容在填写过程中必须认真书写,不得使用不规范用字、错别字或同音字,字迹要清楚、工整,一律使用蓝(黑)色钢笔或签字笔填写。有条件的尽量使用打印资料。归档的打印资料当事人须签字确认。
(四)归档档案必须齐全、完整,并按规定办理移交手续。
第四章 档案领取与托管
一、学生毕业离校前,各院(部)应对学生档案进行一次检查清理,并按要求完成以下工作:
(一)召开学生会议讲解档案重要性及领取、保管方法。
(二)编制档案移交清单;
(三)交学生处检查后密封盖章;
(四)发放学生档案并作好登记。
二、愿意参加档案托管的学生,在办理离校手续前与托管单位确认并签定办理托管协议。
三、不参加档案托管的学生,在办理离校手续时,视情况按以下途径处理:
(一)转学生就业接收单位;
(二)交本人带到指定地点;
(三)寄回学生户口所在地的人力资源与社会保障机构。
四、学生离校后无人认领的学生档案,由院(造册移交学生处统一办理托管。
五、资料不齐或不符合要求的档案,院(负责在一年内补齐所需材料,移交学生处。一年后无法完成且无人认领的“死档案”,注明原因移交学生处封存。
六、毕业前参军入伍、报考研究生、公务员等需要调档政审的学生档案,根据录用单位的调档通知书由(部)负责转递。
七、因各种原因终止学籍的学生档案(以文件为准),由(部)将学生档案整理后转递学生家庭所在地的乡政府、街道办等单位。
    八、转递学生档案时需填写《学生档案转递单》放入档案袋内一同转出,并及时索回《学生档案转递单》回执。
九、转学学生的档案由(部)负责办理档案接受转移手续。
第五章 档案管理
一、学生档案管理人员原则上由中共党员担任。
(一)各级学生档案管理制度必须健全、归档材料补充要及时、规范。
(二)学生档案及归档材料移交必须当面点清、核查、签字。责任由当事人负责。
(三)查阅学生档案须经学?;蛟海ú浚┲鞴苎ぷ鞯牧斓寂?,查阅时不得涂改内容、不得抽走和损坏档案材料。查阅学生档案要注意为学生个人信息保密,违规追究其法律责任。
(四)学生档案管理中严禁弄虚作假,严禁学生或其他个人私自打开密封的学生档案。
(五)进入档案的学生登记表格须使用学校统一印制的表格, 学生档案的存放应以班级为单位、以学号为顺序,存放地点要安全可靠。
(六)学生处负责定期对各院(的档案管理工作进行检查和指导。
第六章 附则
一、本办法适用于重庆医药高等专科学校全日制学生。

    二、本办法由学生处负责解释,自颁布之日起实施。



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